Conciliación documental de compras y producción subcontratada

Contexto

Una empresa industrial fabrica componentes de fibra de vidrio mediante RTM (moldeo por transferencia de resina) y subcontrata parte de su producción.

La empresa compra directamente las materias primas a sus proveedores y las entrega después a los contratistas encargados de transformarlas en productos terminados. La mayoría de los materiales se compran según las solicitudes de producción, aunque algunos deben adquirirse con antelación y mantenerse en stock por los plazos de importación.

Este modelo implica gestionar pedidos de compra, recepciones de mercancía, inventario, entregas a contratistas y la facturación de dos actores distintos: los proveedores de materias primas y los contratistas de producción. Como la empresa paga directamente los materiales a los proveedores, debe comprobar que los contratistas apliquen correctamente las deducciones correspondientes en sus facturas.

El problema

La información necesaria para controlar estas operaciones estaba repartida entre documentos y hojas de cálculo independientes. El responsable de almacén usaba Excel para gestionar órdenes de compra, remisiones y entregas de materiales, y contabilidad mantenía otros registros para calcular las deducciones que debían reflejarse en las facturas de los contratistas.

Al no estar conectada esa información, la gerencia no tenía una visión clara y actualizada de los materiales solicitados, comprados y entregados frente a lo que después se facturaba.

Al inicio del proyecto, cada semana tres personas dedicaban parte de su jornada a comprobar que pedidos, albaranes y facturas coincidieran, que las entregas de producto terminado estuvieran bien reflejadas y que los materiales suministrados se descontaran correctamente de las facturas de los contratistas. La conciliación manual consumía tiempo, multiplicaba los registros que había que mantener al día y dificultaba detectar diferencias y rastrear su origen.

Nuestro papel

Análisis de los procesos de compras, inventario, entregas de materiales y facturación de contratistas; identificación de los puntos de conciliación; definición de las reglas de comprobación; modelado de la información operativa y desarrollo de una aplicación para relacionar documentos, centralizar registros y facilitar la revisión de discrepancias.

La solución

Desarrollamos una aplicación de conciliación e inteligencia documental que conecta los registros de compra, recepción, entrega de materiales y facturación.

Las facturas y los albaranes de los proveedores se cargan en la aplicación, que extrae su información para que una persona la revise y la confirme. Cuando llegan dos documentos de una misma compra, la aplicación compara sus líneas y señala las diferencias que necesitan revisión. Las compras confirmadas fijan el coste de cada material.

En la subcontratación se registran las solicitudes de material y los albaranes de entrega firmados. A partir de esas entregas y del coste de compra, la aplicación calcula el descuento esperado por material y lo contrasta con las deducciones de la factura del contratista, con el motivo y la evidencia de cada diferencia.

Cada comprobación queda registrada, con el documento que la respalda y las correcciones posteriores, para mantener la trazabilidad de las operaciones.

Flujo

Arquitectura

• →Aplicación web en Django sobre PostgreSQL
• →Registro estructurado de proveedores, materiales, compras, solicitudes y entregas a contratistas
• →Extracción de texto y OCR local: los documentos no salen a servicios externos
• →Lectura de las facturas electrónicas de los contratistas en XML
• →Documentos originales conservados como evidencia de cada operación
• →Coste de los materiales a partir de las compras recibidas, por orden de entrada (FIFO)
• →Cálculo de las deducciones esperadas y comparación con las facturadas por cada contratista
• →Revisión humana, registro de diferencias y ajustes trazables
• →Procesamiento asíncrono de documentos con Celery